Что такое Апостиль и может ли он заменить поездку в Консульство?

Консульство или Апостиль: кто прав?

Если почитать русскоязычные форумы, группы в социальных сетях и эмигрантские чаты, можно заметить, что вокруг апостиля и консульских услуг постоянно возникают споры. Одни уверенно утверждают: «Если документ нужен для России, доверенность можно оформить только через Консульство». Другие отвечают: «Никакое консульство не нужно. Достаточно заверить документ у американского нотариуса и поставить апостиль».

Так кто же прав?

Давайте разберемся вместе, опираясь не на советы из форумов и чатов, а на международные нормы и действующее законодательство, опубликованное в официальных источниках. В этой статье мы разберем доступную правовую информацию, которая находится в открытом доступе, чтобы простым языком объяснить, как работает механизм апостиля и когда он действительно может заменить обращение в Консульство.

В качестве примера в данной статье рассмотрим Россию, так как с российскими документами мне приходится регулярно работать на практике, а благодаря полученному в России юридическому образованию и многолетнему опыту работы с документами для России многие вопросы, связанные с их оформлением и использованием за рубежом, мне хорошо знакомы. Однако следует понимать, что аналогичный принцип действует и в большинстве других стран, являющихся участниками Гаагской конвенции об апостиле, о которой речь пойдет ниже.

Что же такое Апостиль простыми словами?

5 октября 1961 года в Гааге между рядом договаривающихся стран была подписана международная Конвенция (Договор, Соглашение) об Апостиле, которая значительно упростила процедуру взаимного признания документов между государствами-участниками, подписавшими данное Соглашение.

На протяжении последующих десятилетий к Конвенции присоединялись всё новые страны. Сегодня среди участников Конвенции находятся США, Россия, Украина, Беларусь, Казахстан, Узбекистан, Молдова, Армения, Кыргызстан и многие другие государства. В настоящее время Конвенция объединяет более 120 стран мира. (проверить является ли страна назначения для Вашего документа участницей Конвенции можно здесь: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41).

До появления этой Конвенции, если вам, к примеру необходимо было использовать документ американского происхождения в другой стране, или документ другой страны в США, то чтобы данный документ был принят в этих странах, приходилось проходить длительную и дорогостоящую процедуру легализации данного документа через государственные органы и консульства соответствующих стран. Процедура занимала много времени, стоила дорого и нередко превращалась в настоящее испытание.

С принятием же Конвенции об апостилях всё стало значительно проще.

Но, прежде чем перейти к самой сути Апостиля, давайте кратко разберемся что вообще понимается под «американским документом», который планируется использовать за пределами США.

На практике это может быть практически любой документ, подписанный уполномоченным должностным лицом США. Наиболее распространенные и часто встречающиеся в международном обороте документы, это:

• Свидетельства о рождении или смерти, выданные в США,
• Свидетельства о браке или разводе, выданные в США,
• Дипломы, транскрипты или иные образовательные документы;
• Нотариально заверенные документы, содержащие подпись и печать американского нотариуса.

Чтобы лучше понять, как это работает на практике, давайте рассмотрим простой пример нотариально заверенного документа.

Предположим, вы проживаете в США, а в России у вас осталась квартира, которую необходимо продать. Лететь на Родину ради одной сделки дорого и неудобно, поэтому вы решили оформить доверенность на продажу квартиры в России на родственника или другого представителя. Доверенность на русском языке составлена, американский нотариус удостоверил вашу подпись на ней и поставил свою печать. На первый взгляд всё выглядит абсолютно правильно.

Однако здесь сразу возникает вполне логичный вопрос: откуда российский нотариус, который будет оформлять сделку купли-продажи Вашей квартиры, знает, что американский нотариус, заверивший Вашу подпись, действительно является нотариусом, а не самозванцем с красиво изготовленной печатью? Ведь для российского нотариуса это незнакомое должностное лицо из другой страны и доступа к реестрам нотариусов американских штатов у российского нотариуса нет, соответственно он не может самостоятельно проверить его полномочия.

Именно эту проблему и решает Апостиль.

Говоря простыми словами, апостиль сообщает российскому нотариусу, что нотариус США, удостоверивший данный документ, действительно является действующим и лицензированным нотариусом, а на дату совершения нотариального действия обладал полномочиями удостоверять документы, ставить свою подпись и нотариальную печать.

Именно апостиль позволяет государственным органам одной страны признавать и принимать официальные документы, оформленные в другой стране.

Прежде чем двигаться дальше, давайте разберем один момент относительно апостиля, который чаще всего вызывает вопросы и недопонимание.

Многие ошибочно полагают, что апостиль подтверждает правильность документа или достоверность содержащейся в нем информации. На самом деле это не так. Апостиль не подтверждает содержание документа и не проверяет, правду ли вы написали в доверенности или заявлении. Его задача заключается в другом. Апостиль подтверждает, что на дату подписания документа должностное лицо, подпись которого удостоверяется апостилем, действительно обладало соответствующими полномочиями. Именно поэтому на самом апостиле всегда указывается, чью именно подпись и печать он удостоверяет. Например, если апостиль выдан на нотариально удостоверенную доверенность, он относится к подписи и печати нотариуса, а не к подписи доверителя. Если же апостиль проставлен на решении американского суда о разводе, то он удостоверяет подпись судьи, вынесшего и подписавшего это решение.

Что же такое Консульское заверение?

Сразу оговорюсь, что речь пойдет исключительно о нотариальном заверении документов.

Потому что со свидетельствами о рождении, браке, разводе или смерти ситуация совершенно иная.

Например, если ребенок родился в США, именно американские государственные органы регистрируют факт его рождения и выдают свидетельство о рождении. Если человек вступил в брак в США, этот брак регистрируется американскими органами. Если супруги развелись через американский суд, именно американский судья выносит и подписывает решение о разводе. Точно так же факт смерти, произошедшей в США, регистрируется американскими органами.

Другими словами, все эти документы возникают в результате действий государственных органов Соединенных Штатов. Поэтому российское консульство не может подтверждать или удостоверять документы, выданные американскими властями, поскольку оно не регистрировало ни факт рождения, ни заключение брака, ни развод, ни смерть. Это просто не входит в его полномочия.

Именно поэтому подтвердить подлинность подписи должностного лица на таких документах может только соответствующий государственный орган США путем проставления американского апостиля.

А вот с нотариально удостоверенными документами ситуация уже совершенно иная.

Одной из функций консульства Российской Федерации является совершение нотариальных действий, поэтому здесь действует совсем другой механизм, о котором поговорим далее.

В консульских учреждениях Российской Федерации нотариальные действия совершают консульские должностные лица, уполномоченные законодательством Российской Федерации. Именно поэтому российскому нотариусу, который впоследствии будет оформлять, например, сделку купли-продажи вашей квартиры в России, не требуется дополнительное подтверждение полномочий консульского должностного лица посредством апостиля.

Почему?

Потому что сведения о консульском должностном лице уже содержатся в российских нотариальных реестрах. Для российского нотариуса это не представитель иностранного государства, а должностное лицо, полномочия которого уже определены и подтверждены российским законодательством.

Именно поэтому доверенность, удостоверенная в консульстве Российской Федерации, не нуждается в апостиле.

Здесь также хочу обратить ваше внимание еще на один важный момент.

При удостоверении доверенности консульское должностное лицо вносит сведения о ней в российский реестр доверенностей. Именно поэтому нередко возникает вопрос: «Почему доверенность, удостоверенная американским нотариусом, отсутствует в российском реестре доверенностей?»

Ответ очень простой. Американский нотариус не имеет ни доступа к российским нотариальным реестрам, ни полномочий вносить в них какие-либо сведения.

Однако это вовсе не означает, что такая доверенность имеет меньшую юридическую силу. Если доверенность оформлена в соответствии с требованиями законодательства, нотариально удостоверена в США в установленном порядке и на нее получен апостиль, она может использоваться в России наравне с доверенностью, удостоверенной в консульстве Российской Федерации.

Так кто же прав?

На самом деле полностью не правы ни те, ни другие.

Ошибка заключается в том, что сторонники обеих точек зрения пытаются представить только один способ оформления документов как единственно правильный. На практике же российское законодательство допускает оба варианта.

Если у вас есть возможность записаться в консульство, дождаться своей очереди и лично приехать на прием, консульское заверение является одним из предусмотренных законом способов оформления документов.

Если же такой возможности нет или время ограничено, во многих случаях нотариальное удостоверение документа у американского нотариуса с последующим проставлением апостиля позволяет решить тот же вопрос значительно быстрее.

Кроме того, не стоит забывать и о практической стороне вопроса. Для многих людей поездка в консульство означает покупку авиабилетов или длительную дорогу из другого штата, гостиницу, потерю рабочего дня и другие сопутствующие расходы. В результате нотариальное удостоверение документа в США с последующим проставлением апостиля во многих случаях оказывается не только быстрее, но и экономически выгоднее.

Поэтому правильный ответ не в том, что существует только один верный способ. Правильный ответ заключается в том, что каждый из этих способов имеет свое место, а выбор зависит от вашей конкретной ситуации.