Как оформить доверенность для России, находясь в США?

Каждый день тысячи наших соотечественников, проживающих в США, сталкиваются с необходимостью оформить доверенность для России, Украины, Беларуси, Казахстана и других стран. Продажа квартиры, вступление в наследство, оформление пенсии, снятие с регистрационного учёта, представление интересов в суде, получение документов, оформление сделок с недвижимостью — все эти вопросы часто требуют оформления нотариальной доверенности.

При этом у большинства людей возникают одни и те же вопросы. Можно ли оформить доверенность на русском языке у американского нотариуса? Обязательно ли ехать в Консульство? Кто должен подготовить текст доверенности? Нужен ли апостиль? И как вообще выглядит весь процесс от начала до конца?

Несмотря на то, что в качестве примера в этой статье мы будем рассматривать Россию, сам порядок нотариального оформления доверенности в США во многом одинаков независимо от того, предназначен документ для России, Украины, Беларуси, Казахстана, Узбекистана или любой другой страны. Отличаться могут лишь требования принимающей стороны к содержанию доверенности и порядку её дальнейшего использования.

Если вас в первую очередь интересует вопрос, может ли доверенность, удостоверенная американским нотариусом, использоваться в России без обращения в консульство, рекомендую сначала ознакомиться с моей статьёй «Что такое апостиль и может ли он заменить поездку в консульство?», где этот вопрос подробно рассмотрен со ссылками на международные нормы и действующее законодательство.

В этой же статье мы сосредоточимся исключительно на практической стороне вопроса и шаг за шагом разберём, как оформить доверенность для России, находясь в США.

С чего начать оформление доверенности?

Пожалуй, самый распространённый вопрос, который я слышу от клиентов, звучит примерно одинаково: «Мне нужна доверенность для России. Что делать дальше?»

Независимо от того, нужна ли доверенность для продажи квартиры, вступления в наследство, представления интересов в государственных или судебных органах, снятия с регистрационного учёта или решения любого другого вопроса, первый шаг практически всегда одинаковый — необходимо определиться с текстом (содержанием) доверенности.

На практике обычно встречается один из трёх вариантов:

Первый вариант. У вас уже есть готовый текст доверенности. Чаще всего его предоставляет нотариус, адвокат, юрист, банк, агент по недвижимости или другое учреждение, которое будет работать с этим документом.

Второй вариант. Готового текста нет. В этом случае я всегда рекомендую сначала обратиться к принимающей стороне и уточнить, существует ли у неё предпочтительная форма доверенности. Очень часто нотариус, банк, государственный орган, агент по недвижимости или другая организация уже имеют собственный текст доверенности или заявления, с которым они привыкли работать. Как правило, они охотно делятся им, ведь это выгодно обеим сторонам: вы получаете документ, который с высокой вероятностью будет принят без замечаний, а принимающая сторона — привычный для себя текст, не требующий дополнительных уточнений или исправлений.

Почему это мой любимый вариант? Потому что в этом случае вы практически исключаете риск того, что доверенность придётся переделывать из-за формулировок или содержания. А значит деньги, потраченные на нотариальное удостоверение, оформление апостиля и международную пересылку документов, не окажутся потраченными впустую только потому, что нотариусу, сотруднику банка или другому специалисту не понравилась какая-либо формулировка или порядок слов в документе.

Да, возможно, вам придётся потратить один-два дополнительных дня, чтобы попросить родственников, друзей или представителей в России получить рекомендуемый текст доверенности. Но, на мой взгляд, это небольшая цена за уверенность в том, что документ не придётся оформлять заново. В конечном итоге такой подход помогает сэкономить деньги, время и, самое главное, нервы.

Третий вариант. Если готового текста нет, и принимающая сторона не может его предоставить, текст доверенности можно подготовить с помощью адвоката или юриста в стране, где документ будет использоваться.

Кроме того, за годы практики у меня сформировался обширный архив текстов доверенностей для самых разных жизненных ситуаций. Большинство из них были подготовлены адвокатами, юристами, нотариусами или другими специалистами для конкретных клиентов и впоследствии успешно использовались на практике. На основании таких доверенностей оформлялись сделки с недвижимостью, принимались наследства, осуществлялось представительство в судах, банках и государственных органах.

При необходимости я могу предоставить имеющиеся у меня примеры текстов доверенностей, чтобы вы могли ознакомиться с ними и самостоятельно определить, подходит ли какой-либо из них для вашей ситуации. Если ни один из вариантов не подходит, я могу порекомендовать специалистов, которые помогут подготовить текст доверенности с учётом ваших индивидуальных обстоятельств.

Итак, с текстом доверенности мы разобрались. Теперь давайте перейдём к следующему этапу — нотариальному удостоверению документа и разберёмся, у какого нотариуса можно оформить доверенность для России, находясь в США.

Как выбрать нотариуса?

После того как текст доверенности готов, можно переходить к следующему этапу — нотариальному удостоверению документа.

В большинстве случаев доверенность можно оформить двумя способами: лично у нотариуса либо полностью дистанционно с помощью Remote Online Notarization (RON).

Если вы предпочитаете личное нотариальное удостоверение, можно обратиться к любому нотариусу, имеющему действующую лицензию в вашем штате.

Если же вы выбираете дистанционное оформление, во многих случаях можно обратиться к онлайн-нотариусу, работающему как в вашем, так и в другом штате, при условии, что он имеет лицензию совершать дистанционные нотариальные действия (RON). Нотариальное удостоверение проводится на специализированной защищённой платформе, предназначенной для онлайн-нотариата.

По завершении процедуры вы получаете электронный нотариально удостоверенный документ, который при необходимости может быть оформлен с бумажным или электронным апостилем (если это допускается законодательством соответствующего штата, и страна назначения принимает электронные апостили в рамках программы e-APP).

В соответствии с законодательством США дистанционное нотариальное удостоверение имеет такую же юридическую силу, как и нотариальное удостоверение при личном присутствии.

С 2022 года я регулярно оформляю доверенности с апостилем в таком формате для клиентов из разных штатов, которым документы необходимы для использования в России, Украине, Беларуси, Казахстане и других странах. На сегодняшний день мне не известно ни одного случая, когда подготовленный мной документ был отклонён именно по причине дистанционного нотариального удостоверения.

Таким образом, если у вас нет возможности лично посетить нотариуса, во многих случаях доверенность можно оформить полностью дистанционно, не выходя из дома.

Однако независимо от того, оформляете ли вы доверенность лично или онлайн, если документ составлен на русском или украинском языке и предназначен для использования за границей, я рекомендую обращаться к нотариусу, который не только владеет соответствующим языком, но и регулярно работает с подобными документами.

Почему?

Прежде всего важно понимать одну особенность американского нотариата.

Многие наши соотечественники привыкли к тому, что нотариус в России, Украине и других странах СНГ не только удостоверяет подпись, но и проверяет документы, разъясняет правовые последствия совершаемых действий и нередко помогает выявить ошибки в оформлении документа.

В США всё иначе. Американский нотариус, как правило, не проверяет юридическую правильность текста доверенности и не несёт ответственности за её содержание. Его основная задача — установить личность подписывающего, убедиться, что подпись ставится добровольно, и удостоверить сам факт её совершения.

Говоря совсем простыми словами, нотариус в США удостоверяет не документ, а вашу подпись на документе.

Именно поэтому опыт нотариуса приобретает особое значение, если доверенность предназначена для использования за границей и в дальнейшем будет апостилироваться. Нотариус, который регулярно работает с международными документами, знает требования к нотариальному удостоверению для последующего получения апостиля. Ошибки в нотариальной надписи могут привести к отказу в выдаче апостиля и необходимости повторного оформления документа.

Кроме того, если нотариус свободно владеет русским или украинским языком, он сможет самостоятельно ознакомиться с текстом доверенности и, при необходимости, выполнить нотариальное удостоверение непосредственно на русском или украинском языке. Для документов, предназначенных для использования в этих странах, это зачастую является наиболее удобным и привычным вариантом.

Именно поэтому я рекомендую выбирать нотариуса не только по территориальной близости, но и по его опыту работы с международными документами.

Что взять с собой к нотариусу?

После того как текст доверенности готов и нотариус выбран, остаётся подготовиться к самому нотариальному заверению.

Если доверенность оформляется при личном посещении нотариуса, как правило, вам потребуется документ, удостоверяющий личность (паспорт или водительское удостоверение), а также готовый текст доверенности. Во многих штатах США документ необходимо подписывать непосредственно в присутствии нотариуса, поэтому не рекомендуется ставить подпись заранее, если нотариус не дал иных указаний.

Если же вы оформляете доверенность дистанционно с помощью Remote Online Notarization (RON), дополнительно понадобятся устройство с камерой, стабильное интернет-соединение и документ, удостоверяющий личность. Это может быть заграничный паспорт вашей страны или другой документ с вашей фотографией и подписью.

Во время процедуры удостоверение личности загружается на специализированную платформу, где автоматически проходит проверку подлинности. После успешной идентификации личности нотариус проводит нотариальное удостоверение по защищённой видеосвязи.

Следующий этап — оформление апостиля

После нотариального удостоверения на доверенность, как правило, оформляется апостиль. Во многих случаях весь дальнейший процесс также можно доверить нотариусу: оформление апостиля, сопровождение документов на всех этапах процедуры и их отправку в страну назначения. Такой подход избавляет от необходимости самостоятельно разбираться с требованиями различных государственных органов и позволяет получить полностью готовый к использованию документ по принципу «одного окна».

Если документ оформлен в электронном виде и законодательство соответствующего штата предусматривает возможность выдачи электронного апостиля (e-Apostille), во многих случаях весь пакет документов можно направить получателю по электронной почте без ожидания международной пересылки оригиналов.

Например, Россия официально присоединилась к программе электронных апостилей e-APP с марта 2023 года. Актуальный перечень стран, участвующих в программе, можно проверить на официальном сайте Гаагской конференции по международному частному праву (HCCH) здесь: https://assets.hcch.net/docs/e8e7549d-e34a-452f-9fa3-cf2241aa4197.pdf.

Заключение

Как видите, оформить доверенность, находясь в США, сегодня значительно проще, чем кажется на первый взгляд.

Независимо от того, предназначен документ для России, Украины, Беларуси, Казахстана или другой страны, в большинстве случаев весь процесс сводится к нескольким понятным шагам: правильно подготовить текст доверенности, выбрать нотариуса, имеющего опыт работы с международными документами, оформить апостиль и направить готовый документ получателю.

Во многих случаях весь этот процесс можно организовать полностью дистанционно, не выходя из дома, что особенно удобно для тех, кто живёт далеко от консульства или не имеет возможности лично посетить нотариуса.